Come districarsi con la nuova fatturazione elettronica

Per fatturazione elettronica si intende il processo con cui si gestisce emissione, invio, tenuta e conservazione digitale del documento. Tale principio si ispira sostanzialmente a tre principi portanti: dematerializzazione (esclude il formato cartaceo), integrazione e collaborazione nella relazione cliente-fornitore.

La fatturazione elettronica è diventata obbligatoria dal 1° Gennaio 2019: da questa data per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato sono emesse esclusivamente fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio. La sua entrata in vigore ha scatenato molte domande e dubbi da parte di imprese e possessori di partita IVA. I cambiamenti incutono sempre un iniziale timore, ma la fattura elettronica potrebbe essere un primo passo per un’evoluzione molto positiva del sistema fiscale e imprenditoriale italiano. Ma come funziona effettivamente la fatturazione elettronica?

Il formato, denominato FatturaPA, è il tracciato con cui le fatture elettroniche devono essere prodotte. SI tratta di un flusso di dati strutturati in formato digitale con gli stessi contenuti informativi dei una fattura cartacea, ma scritto in linguaggio XML. Per molti anni la fattura è stata compilata in vari modi: a mano con carta e penna, con macchina da scrivere, usando software gestionali; una volta compilata dal fornitore, la fattura veniva spedita al cliente via posta o e-mail. Una delle novità introdotte con la fatturazione elettronica definisce finalmente un percorso unico standardizzato grazie al sistema creato (SdI) dell’Agenzia delle Entrate.

La fattura elettronica viene compilata tramite un software di fatturazione elettronica che viene firmata digitalmente (tramite firma elettronica qualificata) dal soggetto che emette la fattura o dal suo intermediario in modo da garantire origine e contenuto; chi emette la fattura dovrà poi inviarla al destinatario tramite il Sistema di Interscambio che, per legge, è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche emesse verso la Pubblica Amministrazione; dopo i controlli automatici, il

Sistema provvede a recapitare il documento alla Pubblica Amministrazione o al soggetto privato: questo infatti è una specie di postino e non resterà altro che importare la fattura elettronica nel proprio software per registrarla.

Il modo più semplice per compilare una fattura elettronica è tramite un software di fatturazione o gestionale. L’invio della stessa è effettuato tramite PEC in formato XML.

Anche se obbligatoria da Gennaio 2019, l’introduzione dell’obbligo della fatturazione elettronica tra privati non elimina del tutto l’utilizzo delle fatture analogiche (cartacee) in alcuni casi specifici. I soggetti non obbligati all’emissione di questo tipo di fatture sono coloro che applicano il regime forfettario, che applicano il regime dei minimi, per le cessioni di beni e per le prestazioni di servizi rese nei confronti di non residenti, comunitari ed extra comunitari. In realtà, però, i soggetti esclusi sono esonerati dalla sola emissione di fatture elettroniche e questo vuol dire che i soggetti che rientrano in una delle categorie sopra citate devono attrezzarsi comunque per ricevere le nuove fatture.

Importante novità, ad esempio, riguardano anche i pagamenti sul carburante. Dall’inizio del 2019 non è più possibile documentare la spesa sul carburante con il vecchio metodo cartaceo, cioè con la scheda carburante. La disposizione di legge infatti prevede che i pagamenti vengano effettuati in modo telematico per garantire la piena trasparenza e tracciabilità dell’operazione e contrastare l’evasione fiscale e le frodi IVA. Dal punto di vista della documentazione richiesta ciò rischia di sovraccaricare liberi professionisti e imprese, questo perché è necessario fornire una serie di dati al momento dell’acquisto del carburante durante l’esercizio dell’attività. Per poter godere della deduzione della spesa e della detraibilità dell’IVA fiscale bisogna effettuare i pagamenti mediante carte di credito, di debito o carte prepagate e chiedere, contestualmente, l’emissione della fattura elettronica da parte dell’esercente del servizio, che in questo caso è il rifornitore di benzina, per ogni operazione di acquisto di carburante inferiori a 300€; il processo di emissione deve concludersi entro le 24 ore del giorno in cui avviene l’acquisto e quest’ultima verrà ricevuta tramite PEC attraverso l’apposito sistema di interscambio.

Per adattarsi al cambiamento nel migliore dei modi, il soggetto può gestire da solo o tramite un ragioniere la mole di documentazione richiesta per l’emissione della fattura oppure affidarsi ad un servizio offerto da terzi, come le carte che permettono di rifornirsi in alcuni o in qualsiasi benzinaio. Il vantaggio di questi servizi è quello di permetterti di automatizzare il processo di rendicontazione, facilitando di molto la procedura di per sé abbastanza complessa richiesta dall’Agenzia delle Entrate.

In generale, la fatturazione elettronica porta ad un aumento dell’efficienza nei processi amministrativi, poiché è tutto automatizzato; una riduzione dei costi, derivante dall’eliminazione della carta e della stampa; eliminazione degli errori, poiché l’automatizzazione riduce ed elimina gli errori nel processo di creazione e invio delle fatture; minori tempi di consegna e di saldo delle fatture; molto importante è l’incremento della sicurezza delle transazioni commerciali con l’utilizzo di protocolli specifici e reti private.