Come districarsi con la nuova fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica è un processo con cui si gestisce digitalmente l’ emissione, l’invio e la conservazione di documenti fiscali. L’intenzione è quella di rendere più chiara e trasparente l’emissione di fatture, e di semplificare il processo di rendicontazione e archiviazione delle stesse.

La fatturazione elettronica è diventata obbligatoria dal 1° Gennaio 2019: da questa data verranno ritenute valide, per chi risiede sul territorio italiano,  esclusivamente fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio. La sua entrata in vigore, come prevedibile, ha scatenato molte domande e dubbi da parte di imprese e possessori di partita IVA. Nonostante i cambiamenti incutono sempre un iniziale timore, la fattura elettronica potrebbe essere un primo passo per un’evoluzione molto positiva del sistema fiscale e imprenditoriale italiano. Ma come funziona effettivamente la fatturazione elettronica?

Il sistema, denominato generalmente FatturaPA, è quello con cui le fatture elettroniche devono essere prodotte. Si tratta di un documento digitale che contiene tutte le informazioni che solitamente comparirebbero su una fattura cartacea. Utilizza un formato specifico detto XML. Questo sistema permette la migrazione dalla compilazione manuale a quella con software gestionali. Una delle novità introdotte con la fatturazione elettronica è quella di definire finalmente un percorso unico standardizzato grazie al sistema creato (SdI) dall’Agenzia delle Entrate.
La fattura elettronica dovrà essere compilata in tutte le sue parti tramite un software dedicato. Sulla fattura viene apposta una firma digitale affinché venga garantita l’origine e ne attesti la validità della stessa. L’emissario invia la documentazione tramite il sistema di interscambio predisposto dalla Pubblica Amministrazione per mettere in contatto le parti. Una volta effettuati i controlli, il sistema invia a sua volta la fattura agli enti di competenza.

Non tutti sono obbligati a emettere fatture elettroniche. Ne è esente chi opera in regime forfettario e chi effettua assistenza specifica o servizi a non residenti, comunitari ed extracomunitari. In realtà queste categorie sono esonerate dall’obbligo di emissione di fatture elettroniche e questo vuol dire che i soggetti che rientrano in una delle categorie sopra citate devono poter essere in grado ricevere le nuove fatture.

Importante novità, ad esempio, riguardano anche i pagamenti sul carburante. Con l’inizio del nuovo anno non sarà possibile poter rendicontare le spese carburante tramite documentazione cartacea ma queste dovranno essere inviate tramite, appunto, sistema telematico onde evitare evasione, frodi e permettere la completa trasparenza delle operazioni. Questo porterà sicuramente ad un sovraccarico di lavoro lato documentazione, perché è necessario fornire una serie di dati al momento dell’acquisto del carburante durante l’esercizio dell’attività. Un importante aspetto da tenere in conto è che d’ora in poi, per poter dedurre le spese e l’IVA si renderà necessario effettuare i pagamenti tramite carta e richiedere, allo stesso tempo, la fattura elettronica, bisogna effettuare i pagamenti mediante carte di credito, di debito o carte prepagate e chiedere, contestualmente, l’emissione della fattura elettronica da parte dell’esercente del servizio.

Per adattarsi al cambiamento nel migliore dei modi, il soggetto può gestire da solo o tramite un ragioniere la mole di documentazione richiesta per l’emissione della fattura oppure affidarsi ad un servizio offerto da terzi. Al di là del sovraccarico iniziale di lavoro, questo servizio permetterà sicuramente col tempo una sempre più veloce automatizzazione da parte dell’esercente.

In generale, la fatturazione elettronica porta ad un aumento dell’efficienza nei processi amministrativi, poiché è tutto automatizzato; consente una sicura riduzione dei costi nel lungo periodo; eliminazione degli errori, poiché l’automatizzazione riduce ed elimina gli errori nel processo di creazione e invio delle fatture; minori tempi di consegna; incremento della sicurezza delle transazioni commerciali con l’utilizzo di protocolli specifici e reti private.