Come procedere con la nota spese?

La lista delle spese che un lavoratore deve sostenere è contenuta in un documento che prende il nome di nota spese. Qualsiasi lavoratore può essere chiamato a redigere una documentazione di questo genere, sia che si tratti di una partita Iva sia che si tratti di un dipendente. Il caso più classico è quello di chi viaggia per una trasferta di lavoro, per la quale devono essere rimborsate le spese sostenute per il trasferimento, per i pasti e per il soggiorno.

A cosa serve la nota spese

La nota spese è, in pratica, il solo modo consentito per usufruire del rimborso dei costi che sono stati sostenuti qualora non sia prevista l’applicazione da parte dell’azienda del rimborso forfettario. Lo scopo di una nota spese consiste proprio nel rimborso aziendale: per questo motivo è fondamentale che tutte le spese siano indicate nella maniera più chiara possibile, con l’indicazione della data e della causa di ogni spesa. Chiaramente la nota può comprendere unicamente le spese relative allo svolgimento dell’attività lavorativa.

Come si compila la nota spese

In primis occorre inserire i dati dell’azienda per la quale si è andati in trasferta: non ci sono differenze, in tal senso, tra i lavoratori autonomi che hanno un rapporto di collaborazione con l’impresa e i lavoratori dipendenti. Dell’azienda devono essere indicati l’indirizzo e la ragione sociale. Dopodiché occorre indicare i dati del lavoratore: bisogna specificare, oltre al nome e al cognome, che tipo di lavoro si è stati chiamati a svolgere. La nota spese deve includere, poi, le informazioni che riguardano la trasferta di lavoro: si tratta di indicare in quale città si è stati in trasferta e per quanti giorni. Dopodiché vanno elencate le spese sostenute nel periodo preso in considerazione; come detto, per ognuna di esse va indicata la data, insieme con l’importo della spesa.

Quali spese possono essere inserite in nota spese

Per gli spostamenti, il ricorso ai mezzi pubblici dovrebbe essere sempre preferito all’utilizzo della macchina. Non ci sono solo le spese per il viaggio, però, tra quelle che occorre indicare: non bisogna dimenticarsi, infatti, delle spese per il vitto e per l’alloggio. Per sapere quali sono gli eventuali vincoli previsti a proposito di tali spese, è sempre opportuno fare riferimento al proprio datore di lavoro. I viaggi in aereo e in treno, in genere, devono essere effettuati in classe economy, a meno che non si tratti di spostamenti che durano più di dieci ore: in questo caso anche i biglietti della classe business possono essere rimborsati.

I gestionali per le note spese di Teamsystem

Teamsystem propone gestionali nota spese che aiutano a compilare questo tipo di documento in modo facile e rapido. Grazie alle soluzioni software mette a disposizione dal brand si può dire addio alle note compilate con Excel e trasmesse tramite posta elettronica. Anche da smartphone, è sufficiente un clic per procedere con l’invio delle note spese, così che le uscite possano essere tenute sotto controllo in qualsiasi momento. Gli agenti, i dipendenti e i collaboratori, quindi, possono contare su soluzioni software in cloud per inserire le proprie spese in tempi rapidi.

I consigli per non sbagliare

Per evitare di incappare in qualche inconveniente relativo alla gestione del rimborso, è consigliabile evitare di specificare nella nota spese solo la somma complessiva del denaro che si deve ottenere; occorre, invece, indicare l’importo e la motivazione di ciascuna voce di spesa. Una volta completata la lista dei singoli importi, poi, si può inserire la somma complessiva. Ovviamente affinché il rimborso possa essere erogato devono essere allegati tutti gli scontrini e tutte le ricevute.